후회없는 열정맨

점심시간이나 갑작스러운 고객사와의 약속으로 인해, 노트북을 켜 놓은 채로 외부에 나가야 하는 경우가 있다. 노트북을 켜 놓은 채로 방치하면, 전력 낭비가 발생한다. 좀 오버해서 생각하자면, 석유 한 방울 나오지 않는 한국에서의 전력 낭비는, 내가 내야 하는 세금이며 손실이다. 

그렇다면 모니터 화면의 전원 및절전 시간을 조정하는 방법을 알아보기로 하자. 본인이 소지하고 있는 노트북과 컴퓨터의 왼쪽 하단 부에는 윈도우 마크가 하나씩 있다. 윈도우 마크를 클릭하면 내가 찾고자 하는 여러 기능들을 검색할 수 있다. 또 해당 마크를 클릭해서 내가 원하는 항목을 선택할 수 도 있다. 

1. 노트북의 왼쪽 하단 부를 클릭하여, 톱니바퀴 모양의 설정을 클릭한다. 

2. 톱니 마퀴 모양의 설적을 클릭하면, Windows에서 설정할 수 있는 다양한 항목을 볼 수 있다. 다양한 항목들 중에서는 시스템 (디스플레이, 소리, 알림, 전원)을 선택한다. 

3. 시스템을 선택한 뒤, 하단의 전원 및 절전을 클릭한다. 

4. 전원 및 절전을 클릭하면 내가 조정 하고자 하는 항목을 선택하여 시간을 조정할 수 있다. 배터리를 사용하고 있는 동안에 일정시간이 경과하고 나서 화면이 자동으로 꺼지게 하고 싶다면, 첫 번째 항목에서 시간을 조정한다. 시간은 1분부터 5시간 가지 조정이 가능하다. 전원을 사용하고 있는 동안에도 원하는 일정한 시간이 경과한 후에  화면이 꺼지게 하고 싶다면, 두번째 항목의 시간을 조정하면 된다. 

절전 모드의 경우도, 화면과 동일하게 시간 조정을 하여 원하는 시간으로 설정 할 수 있다. 

업무를 하다 보면 하루에도 수백 통의 메일을 받는다. 메일은 거래 관계자와의 연락 수단이기도 하기만, 과거의 기록을 찾을 수 있는 정보이다. 과거의 기록을 찾으려 할 때 메일이 일정에 규칙에 의해 분류되지 않고, 여러 거래관계자로 부터 수신된 메일이 하나의 폴더에 복잡하게 뒤섞여 있다면, 기록을 관리하는 것이 더욱 어려워진다. 

일정에 규칙을 만들어 지정된 폴더에 메일을 분류한다면, 과거의 기록을 찾을 때에도 손쉽게 찾을 수 있으며 업무 시간을 단축할 수 있다. 오늘은 아웃룩에서 규칙을 설정하여, 메일이 수신되었을 때 자동으로 지정 폴더에 저장되는 방법을 공유하려 한다. 

1. 아웃룩에서 홈 버튼을 선택한다. 

2. 홈 버튼을 눌러 규칙 항목을 선택한다. 

3. 규칙 항목의 하위 항목인 규칙 만들기를 선택한다. 

[규칙만들기]를 클릭하면, 하기와 같은 팝업창이 생성된다. 팝업창의 각 항목별 의미를 확인해 보도록 하자. 

1번 동그라미와, 2번 동그라미는 선택 옵션이다. 

1번 동그라미의 경우, 규칙을 만들 때 보낸 사람을 기준으로 규칙을 만들고 싶다면, [~ 님이 보냄]을 클릭하고, 동그라미 3번의 항목을 이동할 폴더를 선택 후에 지정 폴더를 성택해 주면 된다. 

2번 동그라미의 경우, 수신된 메일의 제목에 따라 규칙을 만들고 싶다면, 제품목에 다음 내용이 포함을 누르고, 동그라미 3번의 항목을 이동할 폴더를 선택 후에 지정 폴더를 선택해 주면 된다. 

1번과 2번 중 원하는 옵션을 선택한 후, 이동할 폴더를 선택하여, 폴더 선택을 클릭하면 우측 그림과 같이 규칙 및 알림 창이 나타난다. 미리 개설해 둔 폴더 중 원하는 폴더를 선택한 뒤에 확인을 눌러주면 규칙 생성이 완료된다. 

하지만, 너무 많은 규칙을 생성하게 되면 규칙을 더 이상 적용 할 수 없는 단계가 온다. 적은 규칙을 적용하며 더 많은 분류를 하기 위해서는 폴더 선택의 하단에 있는 고급 옵션을 통해 옵션 선택을 할 수 있다. 고급 옵션의 방법에 대해서는 다음 포스팅에서 공유할 예정이다. 

혹시 폴더를 생성하지 않았다면, 규칙을 만들기 전에 미리 폴더를 생성해 두어야 한다. 폴더를 생성할 때는, 받은 편지함 (INBOX)에서 우측 마우스 클릭 후에, 새폴더를 클릭한다. 새 폴더를 클릭하면 받은 편지함에 폴더가 생성되고, 폴더 이름을 지정할 수 있다. 나의 경우 폴더 지정 후에, 리미찡이라는 이름으로 폴더를 만들었다. 

방대한 양의 데이터를 분석할 때 중복된 항목을 찾아 중복 항목을 제거하거나, 중복된 항목이 있는지를 점검할 수 있다. 데이터에서 행 전체를 제거할 것 인지, 일부 열에 있는 행의 값만 상제 할 것인지에 따라 선택해야 하는 영역이 달라지게 된다. 중복 값을 제거하는 기능을 사용하면, 일일이 매뉴얼로 작업을 하는 것보다 시간을 훨씬 단축할 수 있으니 중복된 항목을 찾고자 한다면 하기의 내용에 따라 진행해 보면 좋을 것 같다. 

1. 중복값 표시 

보유하고 있는 데이터에서 중복된 항목이 있는지를 쉽게 확인 하는 방법

1) 중복된 값을 확인하고자 하는 데이터 영역을 드레그하여 선택 

2) 홈 클릭 

3) 홈에 있는 항목 중 조건부 서식 클릭 

4)셀 규칙 강조 클릭 

5) 중복 값 클릭 

중복된 값이 있는 경우, 적용할 서식 부분에서 서식을 설정하여 중복 값을 나타 낼 수 있다. 적요할 서식에는 엑셀에서 흔히 사용하는 지정된 양식이 기재되어 있지만, 본인이 원하는 서식을 지정하여 중복값을 표시하고자 하는 경우, 사용자 지정 서식을 클릭하여 원하는 서식으로 지정하여 나타 낼 수 있다. 

만약 데이터 전체가 아닌, 일분 영역에 대해서만 중복값을 확인하고자 한다면 확인하고 싶은 데이터 영역만 드래그 하여 선택하면 된다. 위의 데이터의 경우 B3:N29 영역까지는 모두 선택했지만, B3:B29 영역까지만 마우스로 드래그 하여 지정하면 Company에 대해서만 중복된 값을 확인할 수 있다. 

2. 중복값 제거 

종복된 항목을 제거하려 할 때에는 우선 전체 데이터 영역을 드래그 하여 선택한 후, 데이터 항목을 클릭한다. 데이터 항목 선택 후 중복된 항목 제거를 선택한다. 하기 그림처럼 모든 데이터 영역을 드래그 하여 선택하였다면 중복값을 제거하려고 할 때 제거하려는 [열] 항목을 선택할 수 있다. 

하기 그림의 Company 항목에서 중복 되는 항목을 제거하려 한다면, Company 항목만 선택한 후에 [확인] 버튼을 눌러준다. Company 항목이 아닌 다른 항목을 선택하려 한다면, 다른 항목을 선택 후에 동일하게 [확인] 버튼을 눌러준다. 

하기 그림의 경우 Company를 선택 후에 [확인] 버튼을 눌렀을 때의 결과 값이다. 고유한 값인 세개의 회사 이름과 결과만 남고 나머지 데이터는 제거된다.

PPT로 작업을 하다 보면 표를 사용하는 경우가 많이 있다. 엑셀에서 작업해 둔 표를 복사하여, PPT에 붙여 넣기 했을 때 엑셀 파일과 동일하게 편집되지 않고, PPT에 맞게 양식이 재설정되어 PPT 자체에서 재편집을 해야 하는 경우가 있다. 이런 경우에 PPT에서 자체적으로 편집할 수 있는 방법을 공유한다. 

1. 엑셀에서 작업한 PPT 파일의 테두리 설정에 대해서는 이전에 포스팅한 내용을 참고 바랍니다. 

2. 테두리와 색상 설정이 완료되었다면 표를 하기의 그림과 같이 활성화 될 수 있도록 마우스로 클릭한다. 이전 포스팅에서 설명한 것처럼 활성화가 된다는 말은, 표를 선택했을 때 표의 위아래의 꼭지 점에 하얀색 동그라미로 표시되는 것을 말한다. 표를 선택하여 활성화되면, 표가 활성화되면서 생성된 [레이아웃] 항목을 클릭한다. 

3. [레이아웃] 항목을 선택한 후에, 표에서 열의 너비를 동일하게 하고자 하는 부분을 선택한다. 나의 경우에는 [2022]라고 기재된 부분 부터 [Mar]이라고 기재된 부분까지를 드레그 하여 표를 선택했다. 드레그 하여 표를 선택하게 되면, 하기의 그림과 같이 선택된 부분은 회색의 음영으로 변하게 된다. 만약 본인의 표도 회색의 음영으로 변경되었다면, 표가 잘 선택된 것이다. 

4. 표가 선택된 상태에서, [열 너비를 같게]를 눌러주면 선택한 표의 열의 너비가 동일하게 변경된다. 

5. 행의 높이를 동일하게 하고자 하는 경우에는, [열 너비를 같게]의 바로 윗 부분에 있는 [행 높이를 같게]를 클릭하여 행의 높이를 동일하게 맞춰 주면 된다. 

5. [열 너비를 같게] 를 클릭하면, 하기의 그림과 같이 드래그 하여 선택한 열의 너비가 동일하게 설정된다. 높이와 너비를 일정한 길이로 조율하고자 한다면, [레이아웃] 항목에서 높이와 너비란에 원하는 길이를 기재해 주면 간단하게 높이와 너비를 원하는 길이로 조정할 수 있다. 

엑셀에서 데이터를 활용하여 분석을 하는 경우 피벗 기능을 활용하면 분석에 시간을 단축 할 수 있다. 피벗은 다량의 데이터를 정리 할 수 있는 강력한 도구이다. 피벗 기능을 활용하면, 데이터의 비교는 물론 패턴과 추세를 확인 할 수 있다. 이번 포스팅에는 피벗데이블을 설정하는 방법과 설정된 피벗데이블의 원본 데이터를 변경하는 방법을 포스팅 해보겠다. 

이직을 하고 나서의 현재 직무는 영업 실적과, 이익을 분석하는 일이다. 그렇기 때문에, 이전에는 간단한 함수를 활용하여 업무를 하는 경우가 많았다면, 요즘은 피벗테이블을 활용하여 다량의 데이터를 분석하는 경우가 많다. 피벗 테이블은 디잔인 설정시에 테이블의 색상을 변경 할 수 있고, 레이아웃도 함께 변경 할 수 있다. 변경한 데이터를 가지고 추가적인 편집 없이 데이터를 사용 할 수 있는게 장점이다. 

1. 엑셀에서 분석을 하고자 하는 데이터를 하기의 그림과 같이 선택한다. 선택된 데이터를 블럭 처리 후에, 삽입을 항목을 클릭한다. 삽입항목을 클릭하면, 가장 왼쪽 부분에 피벗테이블이라는 항목을 확인 할 수 있다. 피벗 테이블 항목을 클릭하면, 데이블을 선택한 범위에서 만들것 인지, 외부에서 데이터를 가지고 올 것인지 선택 할 수 있는 선택 항목이 나온다. 

이번의 경우, 드레그하여 블럭 처리를 한 부분에 대한 피벗테이블을 설정할 것이기 때문에, [테이블/범위에서]를 클릭한다.[테이블/범위에서] 클릭시 하기 그림과 같이 피벗테이블을 배치 할 위치를 선택 할 수 있다. 금번의 경우 [새 워크시트]를 선택하여, 진행한다. 

2. [새 워크 시트]를 누르게 되면, 새로운 Sheet가 생성되면서 테이블의 필드를 설정 할 수 있는 항목이 생성된다. 행과 열에 맞추어, 원하는 항목을 배치시킨다. 금번 데이터의 경우 일자별, 회사별 납품 수량을 확인 하는 데이터를 만들 예정이기 때문에, 피벗 테이블 피드는 열에 일자를 넣고, 행에 회사를 넣고, 값에 납품 수량을 넣어 보았다. 

3. 상기 기술한 바와 같이, 열에 일자를 넣고, 행에 회사를 넣고, 값에 납품 수량을 넣어 테이블을 만들게 되면, 하기의 그림과 같이 설정된다. 각 월별 납품 수량을 더하기 함수를 사용하지 않고 한번에 확인 할 수 가 있다. 

만약 담당자를 기준으로 납품 수량을 확인하고 싶다면, 행 부분에 담당자를 넣으면 된다. 

4. 여기까지는 일반적인 피벗테이블을 만드는 방법이다. 하지만, 간혹 데이터가 추가 되는 경우가 있다. 데이터가 추가되는 경우 새로운 피벗 테이블을 만들지 않고, 기존의 피벗테이블에서 내용을 수정 할 수 있다. 

하단의 왼쪽 그림과 같이, 데이터가 추가되는 경우에는, 기존에 작성한 피벗테이블에 마우스를 클릭한다. 마우스로 클릭을 하면, 피벗 데이블 분석이라는 항목을 확인 할 수 있다. 피벗 테이블 분석에서, 원본 데이터 변경을 클릭한다. 

5. 원본 데이터를 변경하게 되면, 기존의 Sheet에서 데이터를 선택 할 수 있도록, 원본 데이터가 있는 Sheet으로 자동적으로 Sheet가 옮겨 진다. 시트가 옮겨 지게 되면서, 분석 하 데이터를 선택할 수 있는 새로운 창이 나타난다. 추가된 데이터는 엑셀의 A열 부터 E열까지의, 16번째 행에서 19번째 행까지 이다. 따라서, 표 또는 범위 선택 부분에 19를 기재해준다. 추가된 데이터가 끝난 범위를 의미하는 19를 입력 후에 확인 버튼을 누르면 오른쪽 그림과 같이 [DDD] 회사의 데이터가 추가된것을 확인 할 수 있다. 

PPT를 사용하여 자료를 만들다 보면, 그림을  활용하여 자료를 강조해야 하는 경우가 있다. 포토샵을 이용해서 그림의 서식을 변경할 수 있지만, 포토샵 프로그램을 구매하기에는 비용이 부족한 경우가 많다. 디자인을 전문으로 하는 회사가 아닌, 보통의 회사에서는 단순한 그림 편집을 위해 포토샵 프로그램을 구매해주지 않기 때문이다. 

나도 그림을 편집해야하는데 어떻게 해야 할지 몰라 고민을 했던 때가 있었다. 그때 마이크로소프트에서 제공하는 PPT와 엑셀에 있는 그림 서식 편집 기능은 큰 도움이 되었다. 특히, 특정 회사의 로고를 PNG 파일로 저장하여 사용해야 하는 경우에 그림서식 편집 기능은 포토샵 프로그램 보다 더 도움이 되었다. 

1. 사용하고자 하는 그림 파일을 PPT에 붙여 넣는다.

2. 붙여 넣은 그림 파일을 클릭하여, 아래의 그림과 같이 활성화가 되게 한다. 활성화가 되게 한다는 말은, 아래 그림에 보이는 것처럼 꼭짓점 부분에 동그라미가 생기도록 클릭하라는 말이다. 

3. 그림이 활성화 되게 되면, 자동으로 그림서식 항목이 생성된다. 

4. 그림 서식 항목에서 배경 제거를 선택하면, 자동적으로 그림의 배경이 제거되는 것을 확인 할 수 있다. 하지만 내가 원하는 영역이 완벽하게 선택되지 않는 경우가 있다. 이런 경우 하기 그림에서 볼 수 있듯이, 보관할 영역과 제거할 영역을 표시할 수 있는 펜 그림을 선택한다. 

5. 나는 그림에서 하트 모양도 함께 사용하고 싶었다. 하트 모양 부분을 보관 할 영역 표시라고 기재된 펜으로 클릭해 주었다. 하트 모양 영역에 맞게 그림을 그려주면, 하트 모양이 활성화된다. 비교를 위해서 상기의 그림의 하트와, 하기의 그림의 하트를 참고하면 좋을 것 같다. 

6. 하트 모양 부분까지 선택하고, 최종적으로 배경 제거를 하면 하기의 그림과 같이 분홍색의 배경이 모두 제거된 그림을 얻을 수 있다. 포토샵 프로그램을 사용하지 않고, PPT 만으로도 손쉽게 배경을 제거 할 수 있다. 

배경이 제거된 그림은, 그림의 디자인 항목에서 색상을 변경하거나 디자인을 변경하여 활용 할 수 있다. 

일을하다 보면 PPT를 사용하는 경우가 정말 많다. PPT와 Excel은 한 세트가 되서 신규 프로젝트가 있거나, 프레젠테이션 안건이 있는 경우 사용한다. 일반적으로 Excel에서 표를 그린 후에, PPT에 복사하여 사용하는 경우가 많이 있지만, 그냥 복사를 해서 사용하는 경우 PPT상에 옮겨진 표의 내용안에 색상이 가득차 있거나 테두리가 하얗게 처리되어 있어 디자인을 바꾸는데 애먹는 분들이 있다. 

1. Excel 내용을 복사하여, PPT에 옮겨 넣는 경우 

엑셀 상에는 하기 그림과 같이 깨끗하게 처리가 되지만, 

PPT에 옮겨 두었을때는 하기 그림처럼 주변 부위가 하얗게 처리가 된다. 이런 경우에 안에 내용을 넣으면 강조하고자 하는 프레젠테이션 내용이 잘 안보일 수 있다. 

2. PPT 상의 테두리 처리 방법 

Excel 에서 옮겨온 내용의 테두리와 음영 변경은 하기를 따라하면 쉽게 변경 할 수 있다. 

1) 엑셀로 옮겨 넣은 표를 마우스로 클릭

2) 표 클릭시 테이블 디자인과, 레이아웃 란이 활성화 됩니다. 활성화된 테이블 디자인을 클릭하면 테이블의 디자인 및 색상 테두리, 테두리 색상을 변경 할 수 있는 항목이 나온다.

3) 테이블의 테두리 굵기를 변경하고자 하는경우, 1pt 라고 기재되어 있는 부분을 클릭하여 원하는 굵기의 테두리를 선택해주세요. 테두리 굵기 선정이 완료 되었다면, 

4) 테두리 라고 기재되어 있는 부분을 클릭하여, 테두리 타입을 선택 할 수 있다. 모든 테두리를 변경하고 싶다면 모든 테두리를 클릭하여 변경 할 수 있고, 왼쪽, 오른쪽, 아랫쪽, 위쪽등 다양한 타입의 테두리 선택이 가능하다. 

5) 테두리의 색상을 변경하고자 하는 경우 1pt로 기재된 하단의 펜색을 선택하여 펜색을 변경 한 뒤, 4번 과 동일하게 테두리 타입을 선택하여 표에 적용하면 된다.

6) 표의 안쪽 색상을 변경하고자 한다면, 음영 부분을 클릭하여 원하는 색상을 선택하면 안쪽의 음역 부분을 변경 할 수 있다.

[변경 전의 표] 

[변경 후의 표] 

변경 후의 표의 경우, 펜색, 테두리 굵기를 변경 후 테두리의 타입을 선택하여 적용 했다. 음영의 경우 음영 없음으로 처리했다.