후회없는 열정맨

아웃룩에서는 일정(약속)을 예약하고, 해당 일정에 다른 아웃룻 사용자를 초대하는 기능이 있다. 만약 각 회사에서 지정된 회의실이 있다면, 회의실을 지정하여 일정에 함께 포함시킬 수 있다. 아웃룩은 마이크로소프트사의 통화앱인 TEAMS와도 연동이 되어 있기 때문에, 일정을 생성할 때 TEAMS를 통해 접속할 수 있도록 TEAMS 미팅 링크를 함께 생성할 수 있다. 일정을 예약하게 되면, 본인이 지정한 알람시간에 따라서 사전에 미팅 알람을 보내 준다. 따라서, 미팅 시간이나 참석자를 잊고 있었다고 할지라도 아웃룩에서 제공하는 알림 기능을 통해서 미팅을 상기시킬 수 있다. 

아웃룩에서 일정을 예약하기 전에, 해당 일정에 초대하고자 하는 대상의 일정을 사전에 확인할 수 있는 방법이 있다. 초대하고자 하는 사람이 상급자이거나 대하기 어려운 사람인 경우, 일정을 구두로 하나하나 물어보게 되면 서로 번거로울 수 있다. 따라서, 하기의 일정 확인 방법을 통해 상대의 일정을 사전 확인 하고 일정을 예약하는 초대장을 보내는 것이 좋다. 일정은 기본적으로 30분 단위로 예약할 수 있지만, 지정하고자 하는 시간이 있다면 매뉴얼로 시간을 지정할 수 있다. 

[아웃룩에서 다른 사람의 일정 확인하는 방법] 

일정을 확인한다는 것의 전제 조건은, 일정을 확인하고자 하는 상대가 본인의 회사 사람이거나 같은 조직의 일원인 경우이다. 아웃룩을 사용하는 사용자이지만, 본인이 속한 조직 내에서 해당 사용자의 아이디를 연동해 두지 않았다면, 하기 방법을 사용한다고 할지라도 상대의 일정을 확인할 수 없다. 조직에서도 인증되지 않은 사람을 그룹으로 연동해 두게 되면, 사내 정보 유출등의 문제의 소지가 있기 때문에, 외부 인원을 그룹으로 연동해 두지 않을 거었다. 

따라서, 본 방법은 같은 회사, 조직, 그룹의 일원의 일정을 확인할 때에 사용할 수 있다. 

1. 홈을 선택 한 뒤에, 홈 메뉴의 좌측 상단에 있는 일정표를 선택한다. 

2. 일정표를 선택하면, 일정을 볼 수 있는 다양한 메뉴를 확인 할 수 있다. 일정을 보는 방식 또한 오늘의 일정을 볼 것인지, 주의 일정을 볼 것인지, 월의 일정을 볼 것인지에 따라 방식을 선택하여 일정을 열람할 수 있다. 

3. 일정표를 선택하게 되면, 본인이 속한 팀을 확인 할 수 있다.

4. 지정된 팀의 이름을 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 선택하면 하기의 그림과 같이 [일정추가]라는 항목을 확인할 수 있다. 

5. 일정 추가 항목을 선택하면, 내가 확인하고자 하는 상대의 일정을 확인할 수 있는 방법이 나온다. 그룹 내의 주소록에서도 확인할 수 있고, 인터넷, 회의실등의 선택에 따라 상대를 추가하여 일정을 확인할 수 있다. 이번에는 [주소록에서]를 선택하여 주소록에서 검색을 해보도록 한다. 

6. [주소록에서]를 선택하면, 그룹내의 인원을 검색할 수 있는 검색창이 생성된다. 검색 엔진에서 추가하고자 하는 대상의 이름을 선택한 뒤에 [확인] 버튼을 눌러주면 해당 인원이 추가된다. 

7. 상대가 추가되었다면, 우측의 그림과 같이 체크박스를 통해 인원을 선택하여 상대의 일정을 확인할 수 있다. 하기의 그림에서는 개인정보를 숨기기 위해 이름을 공란으로 두었지만, 본인이 상대를 추가하였다면 체크박스가 생성됨과 동시에 상대의 이름이 팀에 추가된다. 나의 경우 이름이 공란으로 표시 되어 있긴 하지만, 총 9명을 추가 했기 때문에 체크박스가 9개 생성된것을 볼 수 있다. 

점심시간이나 갑작스러운 고객사와의 약속으로 인해, 노트북을 켜 놓은 채로 외부에 나가야 하는 경우가 있다. 노트북을 켜 놓은 채로 방치하면, 전력 낭비가 발생한다. 좀 오버해서 생각하자면, 석유 한 방울 나오지 않는 한국에서의 전력 낭비는, 내가 내야 하는 세금이며 손실이다. 

그렇다면 모니터 화면의 전원 및절전 시간을 조정하는 방법을 알아보기로 하자. 본인이 소지하고 있는 노트북과 컴퓨터의 왼쪽 하단 부에는 윈도우 마크가 하나씩 있다. 윈도우 마크를 클릭하면 내가 찾고자 하는 여러 기능들을 검색할 수 있다. 또 해당 마크를 클릭해서 내가 원하는 항목을 선택할 수 도 있다. 

1. 노트북의 왼쪽 하단 부를 클릭하여, 톱니바퀴 모양의 설정을 클릭한다. 

2. 톱니 마퀴 모양의 설적을 클릭하면, Windows에서 설정할 수 있는 다양한 항목을 볼 수 있다. 다양한 항목들 중에서는 시스템 (디스플레이, 소리, 알림, 전원)을 선택한다. 

3. 시스템을 선택한 뒤, 하단의 전원 및 절전을 클릭한다. 

4. 전원 및 절전을 클릭하면 내가 조정 하고자 하는 항목을 선택하여 시간을 조정할 수 있다. 배터리를 사용하고 있는 동안에 일정시간이 경과하고 나서 화면이 자동으로 꺼지게 하고 싶다면, 첫 번째 항목에서 시간을 조정한다. 시간은 1분부터 5시간 가지 조정이 가능하다. 전원을 사용하고 있는 동안에도 원하는 일정한 시간이 경과한 후에  화면이 꺼지게 하고 싶다면, 두번째 항목의 시간을 조정하면 된다. 

절전 모드의 경우도, 화면과 동일하게 시간 조정을 하여 원하는 시간으로 설정 할 수 있다. 

업무를 하다 보면 하루에도 수백 통의 메일을 받는다. 메일은 거래 관계자와의 연락 수단이기도 하기만, 과거의 기록을 찾을 수 있는 정보이다. 과거의 기록을 찾으려 할 때 메일이 일정에 규칙에 의해 분류되지 않고, 여러 거래관계자로 부터 수신된 메일이 하나의 폴더에 복잡하게 뒤섞여 있다면, 기록을 관리하는 것이 더욱 어려워진다. 

일정에 규칙을 만들어 지정된 폴더에 메일을 분류한다면, 과거의 기록을 찾을 때에도 손쉽게 찾을 수 있으며 업무 시간을 단축할 수 있다. 오늘은 아웃룩에서 규칙을 설정하여, 메일이 수신되었을 때 자동으로 지정 폴더에 저장되는 방법을 공유하려 한다. 

1. 아웃룩에서 홈 버튼을 선택한다. 

2. 홈 버튼을 눌러 규칙 항목을 선택한다. 

3. 규칙 항목의 하위 항목인 규칙 만들기를 선택한다. 

[규칙만들기]를 클릭하면, 하기와 같은 팝업창이 생성된다. 팝업창의 각 항목별 의미를 확인해 보도록 하자. 

1번 동그라미와, 2번 동그라미는 선택 옵션이다. 

1번 동그라미의 경우, 규칙을 만들 때 보낸 사람을 기준으로 규칙을 만들고 싶다면, [~ 님이 보냄]을 클릭하고, 동그라미 3번의 항목을 이동할 폴더를 선택 후에 지정 폴더를 성택해 주면 된다. 

2번 동그라미의 경우, 수신된 메일의 제목에 따라 규칙을 만들고 싶다면, 제품목에 다음 내용이 포함을 누르고, 동그라미 3번의 항목을 이동할 폴더를 선택 후에 지정 폴더를 선택해 주면 된다. 

1번과 2번 중 원하는 옵션을 선택한 후, 이동할 폴더를 선택하여, 폴더 선택을 클릭하면 우측 그림과 같이 규칙 및 알림 창이 나타난다. 미리 개설해 둔 폴더 중 원하는 폴더를 선택한 뒤에 확인을 눌러주면 규칙 생성이 완료된다. 

하지만, 너무 많은 규칙을 생성하게 되면 규칙을 더 이상 적용 할 수 없는 단계가 온다. 적은 규칙을 적용하며 더 많은 분류를 하기 위해서는 폴더 선택의 하단에 있는 고급 옵션을 통해 옵션 선택을 할 수 있다. 고급 옵션의 방법에 대해서는 다음 포스팅에서 공유할 예정이다. 

혹시 폴더를 생성하지 않았다면, 규칙을 만들기 전에 미리 폴더를 생성해 두어야 한다. 폴더를 생성할 때는, 받은 편지함 (INBOX)에서 우측 마우스 클릭 후에, 새폴더를 클릭한다. 새 폴더를 클릭하면 받은 편지함에 폴더가 생성되고, 폴더 이름을 지정할 수 있다. 나의 경우 폴더 지정 후에, 리미찡이라는 이름으로 폴더를 만들었다.