후회없는 열정맨

숫자로 이루어진 데이터를 표기할 때 숫자의 단위가 커지게 되면 데이터의 가독성이 떨어지게 된다. 숫자의 뒷자리가 길어지게 되면서 수많은 [0]이 표현되게 되어 숫자를 읽고 판단하는 것이 어려워진다. 이런 경우 숫자를 이용한 데이터를 만들더라도 자료가 한눈에 들어오지 않아 자료의 완성도가 떨어진다. 

자료의 완성도를 높이면서 쉽게 읽히고, 보기 쉬운 데이터를 만들기 위해서는 표기되는 숫자의 단위를 일정하게 만들어서 유의미한 숫자를 강조하는 것이 좋다. 단위를 줄이는 방법으로는 크게 두가지 방법이 있다. 

1. 단위를 제곱으로 나누어 단위 줄이기

단위를 지정하지 않고 십억을 숫자로 표현하게 되면 [1,000,000,000원]으로 표기하게 된다. 이렇게 단위를 지정하지 않고 숫자를 표현하면 데이터의 용량은 커지고 자료의 가독성이 떨어진다. [1,000,000,000원]의 기본 단위를 억원으로 지정하고 숫자를 표현하게 되면 [10억 원]으로 표현이 되고, 훨씬 가독성 있는 데이터를 만들 수 있다. 억 원을 나타내기 위해서 숫자를 제곱으로 나타 낼경우에는 특수문자 [^]를 사용하면 된다. [^]를 엑셀에서 제곱을 나타내는데, 내가 제곱을 표현하고자 하는 숫자의 뒤에 [^] 표시를 하고 제곱하고자 하는 수를 기재하면 된다. 단위에서 [0]을 줄이는 방법이 바로 제곱값을 사용하는 것이다. 예를 들어 숫자 [10]의 [6] 제곱을 표현하고자 한다면, [10^6]으로 나타낼 수 있고, 이 뜻은 10의 6승, 즉 10의 6 제곱인 것이다. 

하기의 그림을 예시로 보면 제곱값을 적용하고자 하는 셀을 선택하고 해당셀을 10의 6제곱으로 나누어 준다. 하기와 같이 나타낼 때는 별도의 칸의 숫자의 단위인 백만 원을 표기하여 데이터를 작성한다면 훨씬 보기 쉬운 자료가 될 것이다. 10의 6 제곱으로 나누어준 숫자는 실제로도 [0]이 6개 삭제된 숫자로 표기가 된다. 

2. 사용자지정 서식에서 단위 지정하기

사용자지정 서식에서 숫자의 단위를 지정하는 경우에는 데이터가 원본 그대로 유지된다는 이점이 있다. 상기의 제곱값으로 나누는 경우는, 데이터의 단위가 나눗셈을 통해 아예 사라져 버리지만 사용자지정 서식을 사용하는 경우에는 데이터를 원본 그대로 유지하면서 화면에 표현되는 숫자의 단위만 조정을 할 수 있다. 

단위를 변환하고자 하는 셀을 지정한 뒤에, 마우스의 오른쪽 버튼을 눌러서 [셀서식]을 선택한다. [셀서식]의 가장 하단 부분에는 [사용자 지정] 이 있다. [사용자 지정]을 선택하면 여러가지 형식이 나타나는데, 여기에서 스크롤바를 내려보면 숫자로 표기된 형식이 있다. 숫자로 표기된 형식에 [,]를 찍어주면 [,] 마다 백의 단위가 단축된다. [,]를 두 번 넣는다면 백만 원 단위로 표현을 할 수 있다. [,]를 한 번만 넣는다면 백원원 단위를 단축시킬 수 있다. 하기의 그림에서는 [,]를 두 번 기입하여 백만 원 단위로 숫자를 간략하게 표기했다. [확인]을 누른 뒤에 해당 셀을 마우스로 클릭해 보면, 화면상에 보이는 숫자는 [1]이지만 셀에 있는 숫자는 [1,000,000]으로 표기된 것을 확인할 수 있다. 이렇게 [사용자지정] 서식을 사용하게 되면 원본 데이터를 변형하지 않고 단위를 간략하게 표기하거나 단축시킬 수 있다. 

만약 간략하게 표기된 단위를 원래 대로 복원 하고 싶다면 복원하고 싶은 셀을 선택한 후에 하기의 그림과 같이 쉼표를 눌러 주면 된다. 쉼표를 누르면 기존의 데이터와 같이 화면상에서도 [1,000,000]로 표기가 되는 것을 확인 할 수 있다. 

엑셀에서 데이터를 편집할 때 외부에서 복사하여 붙여 넣은 데이터의 경우, 외부의 공백 데이터 까지도 모두 복사하기 때문에 엑셀상에 공백 데이터가 함께 붙여 넣어지는 경우가 있다. 데이터가 하나 혹은 두 개인 경우는 쉽게 공백 문자를 삭제할 수 있지만, 수만 개의 데이터에 공백 문자가 있는 경우에는 수기로 삭제를 하기에 많은 시간이 소요된다. 

단순히 붙여 넣어진 데이터는 띄어쓰기로 표현되는 공백이 몇개인지 가늠하기도 어렵기 때문에 수기로 수정한다고 해도 일부 공백 문자가 제거되지 않아 데이터를 편집할 때 오류가 생긴다. 외부에서 가지고 온 데이터는 경우에 따라 [숫자]가 아닌 [텍스트]로 인식되기 때문에 엑셀 함수가 적용되지 않고, 간단한 [더하기], [빼기], [나누기], [곱하기] 등의 사칙 연산도 어렵게 된다. 이런 공백 문자를 [유령 문자]라고 부르며, [유령 문자]를 삭제해야만 사칙 연산과, 엑셀 함수를 적용할 수 있다. 

1. Ctrl 이용하여 모두 바꾸기.

1번 방법 : 제일 간단한 방법이며 예외의 사항 없이 모든 유령 문자 (띄어쓰기 유사문자) 를 제거 할 수 있다. 

[Ctrl + H] - [찾을 내용안에 유령문자를 복사하여 입력] - [바꿀 내용에는 아무것도 입력하지 않음] - [모두 바꾸기 클릭] 
본 방법으로 유령 문자를 제거 할 수 있다. 띄어쓰기와 우사한 문자로 표현된 공백의 문자를 단축키 [Ctrl + H]를 사용하여 모두 바꾸기 처리를 해준다.  찾을 내용안에 유령문자를 복사하여 붙여넣어준다. 입력할 때는 텍스트에 있는 유령문지를 복사하여 기입해 주면된다.

꼭 한 번만 눌러주어야 모든 내용이 바뀌게 된다. 유령문자를 여러개 넣은 상태로 [모두 바꾸기]를 클릭하면, 유령문자가 두 번 연속으로 입력된 유령문자에만 적용되기 때문에 꼭 한 번만 넣어주고 모두 바꾸기를 선택한다. 

유령 문자는 하기의 그림과 같이, 셀을 선택했을때 보이지 않는 글자로 표기가 된다. 하기 회색 음영의 부분이 유령 문자가 기재되어 있는 부분이다. 해당 부분의 한칸을 복사하여 붙여 넣어 준다.

 
2. Alt 이용 하여 모두 바꾸기

상단의 그림과 동일하지만, 아스키코드를 입력하여 바꿀 수 있다. 이 방법의 경우는 코드를 잘못 누르는 경우 잘 적용되지 않는다. 1번 방법과 차이점이 있다면 찾을 내용 안에 [Alt +160] 를 입력하는 것이다. 

[Ctrl + H] - [찾을 내용 안에 [Alt +160] 숫자 입력] - [바꿀 내용에는 아무것도 입력하지 않음] - [모두 바꾸기 클릭]
여기서 입력하는 [160]은 유령문자를 아스키코드로 표현한 것이다. 즉 아스키코드에서 유령문자의 실체는 [160]번 인 것이다.

아스키코드는 미국에서 표준화가 추진된 7비트 부호이다. 1963년 당시의 ASA(American Standards Association：미국 표준 협회)에 의해 제정되어 미국의 표준 부호가 되었다. 해당 코드는 노트북과 같은 개인형 컴퓨터와 소형 컴퓨터를 중심으로 세계적으로 보급되고 있으며, 미국뿐만 아니라 국제적으로 널리 사용되고있다. 개인이 사용하는 키보드에도 아스키코드를 입력할 수 있게 되어있다. 

주의 사항이 있다면, [Alt +160]을 입력 할 때 숫자를 연속적으로 입력해야 입력한 숫자가 아스키코드로 인식될 수 있기 때문에, [And]의 개념으로 [1] and  [6] and [0]을 연속적으로 입력해야 한다. 숫자를 입력할 때 숫자를 입력하는 사이에 시간이 벌어지게 되면 코드를 인식하지 못하게 되어, 유령문자는 변경되지 않는다. 반드시 주의하여 연속적으로 기입해야 한다.

아스키코드를 이용하여 변경 하는 경우에는 변경이 안 되는 경우가 있기 때문에 하기의 그림을 이용하여 설명을 덫 붙인다. 하기 그림과 같이 [Alt]를 누른 상태에서 연속적으로 우측에 있는 숫자 키패드의 [1] and  [6] and [0]을 찾을 내용안에 입력한 뒤, 모두 바꾸기를 클릭하여 변경을 마무리한다. 

PPT 작업을 하다 보면 동일한 양식을 계속해서 사용해야 하는 경우가 있다. 이런 경우, 동일한 이미지와, 글꼴을 모든 시트에 일일이 수기로 적용하다 보면 시간도 많이 소요되고, 양식의 글자 간격이나 그림의 간격이 달라지게 되면서 프레젠테이션 자료의 완성도가 떨어진다. 

그림의 간격이나 글자의 간격을 정렬 옵션을 통해서 정리할 수 도 있지만, 동일한 양식을 사용할 예정이라면 슬라이드 마스터를 통해서 내가 사용하고자 하는 양식을 만들어 두고 사용하는 것이 시간 절약과 자료의 완성도를 높이기에 더욱 적합하다. 슬라이드 마스터를 통해서 이미 만들어져 있는 슬라이드를 편집할 수도 있다. 

1. 슬라이드 마스터 

슬라이드 마스터는 자료의 첫 슬라이드, 글과 구체적인 자료가 들어가는 중간 슬라이드, 끝 슬라이드의 디자인을 지정하여 손쉽게 사용할 수 있는 기능이다. 

먼저, 메뉴 항목에서 [보기]를 선택 한 뒤에, [슬라이드 마스터]를 선택한다. 슬라이드 마스터를 선택하면 슬라이드별 디자인을 적용 할 수 있는 상태로 화면이 전환되고, 전환된 화면에서는 [홈]에서와 동일하게 슬라이드에 각종 도형과 글꼴을 삽입할 수 있게 된다. 삽입된 글꼴과 도형은 지정된 슬라이드에서 고정값으로 유지된다. 고정값으로 유지된 디자인은 [홈] 항목에서 슬라이드 추가 기능을 활용하여 사용할 수 있다. 

왼쪽 그리과 같이, [보기] - [슬라이드 마스터]를 선택하면, 오른쪽 그림과 같이 화면이 전환된다. 전환된 화면에도 상기에서 설명한 바와 같이 [삽입], [그리기], [애니메이션] 등의 기능을 활용할 수 있다. 이미 지정된 디자인이 있는 상태에서 디자인을 변경하고자 한다면, 동일하게 슬라이드 마스터에서 내용을 삭제할 수 있고, 내용을 변경 한 뒤에는 [마스터 보기 닫기]를 클릭하며 화면을 닫아 주면 [홈] 화면으로 돌아가게 된다. 

2. 슬라이드 마스터에 페이지 번호 넣기 

슬라이드 마스터를 선택하면 [삽입] 항목을 나타난다. [삽입] - [슬라이드 번호]를 선택한다. [슬라이드 번호]를 선택하면 슬라이드에 삽입하고자 하는 항목을 선택할 수 있다. 슬라이드에 날짜 및 시간을 삽입하고자 한다면, 날짜 및 시간을 선택하 한다. 선택된 항목은 자동으로 슬라이드에 삽입된다. 동일하게, 슬라이드 번호를 삽입하고자 한다면 [슬라이드 번호]를 선택한다. 선택된 슬라이드 번호를 모든 슬라이드에 적용하고 싶은 때는 [모두 적용]을 선택하고, 지정된 슬라이드에만 적용하고 싶다면 [적용]을 선택한다. 

슬라이드 번호의 위치를 옮길 수도 있다. 슬라이드 번호를 옮기려 한다면, 슬라이드 번호가 있는 텍스트를 마우스로 드래그 해주면 된다. 슬라이드 번호의 위치가 확정되었다면, 상위 항목에서 [슬라이드 마스터]를 선택하고, [마스터 보기 닫기]를 선택한다. 슬라이드 마스터가 닫히면 페이지 번호가 적용된 슬라이드를 확인할 수 있다. 

2. 슬라이드 마스터에 도형 삽입하기 

슬라이드 마스터에 페이지를 삽입했던것과 동일하게, [보기] - [슬라이드 마스터]를 선택한다. 화면이 슬라이드 마스터로 전환되면 슬라이드 마스터가 열람되는 화면에서 [삽입] - [도형]을 선택하여 원하는 도형을 삽입할 수 있다. 삽입된 도형은 상기에 기재한 바와 같이 고정값으로 적용된다. 

데이터를 다루다 보면 일정한 규칙이 없는 데이터에 규칙을 만들어야 하는 경우가 있다. 일반적으로 영어를 사용할 때 고유명사의 경우 첫 문자의 스펠링을 대문자로 적어야 하지만 소문자로 적혀 있거나, 문장의 첫 번째에 오는 단어를 대문자로 써야 하나 소문자로 기재하는 등의 오류를 발견할 수 있다. 발견된 오류들을 모두 수기로 변경하기에는 많은 시간이 소요된다. 또한, 수기로 변경한 데이터들은 휴먼에러를 초래할 수 있기 때문에 엑셀의 기본 함수 기능인 UPPER, LOWER, PROPER 등을 사용하여 휴먼에러 없이 데이터를 변경하는 것이 좋다. 

회사에서의 나의 직무상 데이터를 취급하는 일이 많은데, UPPER, LOWER, PROPER 등의 함수를 사용하여, 수기로 변경했다면 한 시간 이상이 소요되는 일들을 단 1분 만에 해결했다. 

1. UPPER 함수 

지정한 셀의 텍스트를 모두 대문자로 바꾸는 함수이다. 하기의 표와 같이 대문자로 변경하고자 하는 대상 문자를 특정한 엑셀의 셀에 기입한다. 하기와 같이 함수식을 셀에 기입하고 지정한 셀을 함수에 넣어준다. [=UPPER(    )] 함수의 결과 값으로 하기의 표와 같이 모든 텍스트가 대문자로 변경되는 결과 값을 얻을 수 있다. 

2. Lower 함수 

UPPER 함수와 반대로 지정한 셀의 모든 텍스트를 소문자로 바꾸는 함수 이다. 텍스트가 모두 대문자로 기재되어 있는 경우 Lower 함수를 사용하여 모든 텍스트를 한 번에 소문자로 변경할 수 있다. UPPER 함수를 적용했을 때와 동일하게, 하기의 표와 같이 함수식을 셀에 기입하고, 텍스트를 변경하고자 하는 셀을 함수에 넣어준다. [=Lower(   )] 함수의 결과 값으로 하기의 표와 같이 모든 텍스트가 소문자료 변경되는 결과 값을 얻을 수 있다. 

3. Proper 함수 

지정된 문자의 첫 글자를 대문자로 변경 하고 나머지 문자는 소문자로 반환하는 함수이다. 고유 명사인 사람의 이름, 가게의 이름, 기관의 이름등을 표기할 때는 앞 글자를 대문자로 표기해야 한다. 이런 경우에 유용하게 사용할 수 있는 함수이다. 하기의 표와 같이 함수를 지정된 셀에 기입하고, 변경하고자 하는 대상 문자를 함수에 넣는다. [=Proper] 함수를 사용하여 하기의 표와 같이 앞글자가 대문자로 변경된 결괏값을 얻을 수 있다. 

엑셀에서 사용 할 수 있는 함수는 무수히 많지만, 알지 못해 사용하지 못하는 경우가 많다. 정보를 알지 못하는 경우 업무를 하는데에 더 많은 시간을 소모하게 된다. 가능하다면, 되도록 많은 정보를 습득하여 업무 시간을 단축하고, 빠른 퇴근을 할 수 있기를 희망한다. 

아웃룩에서는 일정(약속)을 예약하고, 해당 일정에 다른 아웃룻 사용자를 초대하는 기능이 있다. 만약 각 회사에서 지정된 회의실이 있다면, 회의실을 지정하여 일정에 함께 포함시킬 수 있다. 아웃룩은 마이크로소프트사의 통화앱인 TEAMS와도 연동이 되어 있기 때문에, 일정을 생성할 때 TEAMS를 통해 접속할 수 있도록 TEAMS 미팅 링크를 함께 생성할 수 있다. 일정을 예약하게 되면, 본인이 지정한 알람시간에 따라서 사전에 미팅 알람을 보내 준다. 따라서, 미팅 시간이나 참석자를 잊고 있었다고 할지라도 아웃룩에서 제공하는 알림 기능을 통해서 미팅을 상기시킬 수 있다. 

아웃룩에서 일정을 예약하기 전에, 해당 일정에 초대하고자 하는 대상의 일정을 사전에 확인할 수 있는 방법이 있다. 초대하고자 하는 사람이 상급자이거나 대하기 어려운 사람인 경우, 일정을 구두로 하나하나 물어보게 되면 서로 번거로울 수 있다. 따라서, 하기의 일정 확인 방법을 통해 상대의 일정을 사전 확인 하고 일정을 예약하는 초대장을 보내는 것이 좋다. 일정은 기본적으로 30분 단위로 예약할 수 있지만, 지정하고자 하는 시간이 있다면 매뉴얼로 시간을 지정할 수 있다. 

[아웃룩에서 다른 사람의 일정 확인하는 방법] 

일정을 확인한다는 것의 전제 조건은, 일정을 확인하고자 하는 상대가 본인의 회사 사람이거나 같은 조직의 일원인 경우이다. 아웃룩을 사용하는 사용자이지만, 본인이 속한 조직 내에서 해당 사용자의 아이디를 연동해 두지 않았다면, 하기 방법을 사용한다고 할지라도 상대의 일정을 확인할 수 없다. 조직에서도 인증되지 않은 사람을 그룹으로 연동해 두게 되면, 사내 정보 유출등의 문제의 소지가 있기 때문에, 외부 인원을 그룹으로 연동해 두지 않을 거었다. 

따라서, 본 방법은 같은 회사, 조직, 그룹의 일원의 일정을 확인할 때에 사용할 수 있다. 

1. 홈을 선택 한 뒤에, 홈 메뉴의 좌측 상단에 있는 일정표를 선택한다. 

2. 일정표를 선택하면, 일정을 볼 수 있는 다양한 메뉴를 확인 할 수 있다. 일정을 보는 방식 또한 오늘의 일정을 볼 것인지, 주의 일정을 볼 것인지, 월의 일정을 볼 것인지에 따라 방식을 선택하여 일정을 열람할 수 있다. 

3. 일정표를 선택하게 되면, 본인이 속한 팀을 확인 할 수 있다.

4. 지정된 팀의 이름을 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 선택하면 하기의 그림과 같이 [일정추가]라는 항목을 확인할 수 있다. 

5. 일정 추가 항목을 선택하면, 내가 확인하고자 하는 상대의 일정을 확인할 수 있는 방법이 나온다. 그룹 내의 주소록에서도 확인할 수 있고, 인터넷, 회의실등의 선택에 따라 상대를 추가하여 일정을 확인할 수 있다. 이번에는 [주소록에서]를 선택하여 주소록에서 검색을 해보도록 한다. 

6. [주소록에서]를 선택하면, 그룹내의 인원을 검색할 수 있는 검색창이 생성된다. 검색 엔진에서 추가하고자 하는 대상의 이름을 선택한 뒤에 [확인] 버튼을 눌러주면 해당 인원이 추가된다. 

7. 상대가 추가되었다면, 우측의 그림과 같이 체크박스를 통해 인원을 선택하여 상대의 일정을 확인할 수 있다. 하기의 그림에서는 개인정보를 숨기기 위해 이름을 공란으로 두었지만, 본인이 상대를 추가하였다면 체크박스가 생성됨과 동시에 상대의 이름이 팀에 추가된다. 나의 경우 이름이 공란으로 표시 되어 있긴 하지만, 총 9명을 추가 했기 때문에 체크박스가 9개 생성된것을 볼 수 있다.