[일본어] 비즈니스 일본어 / 일본어로 메일 작성하기

한국과 인접해 있는 일본은 한국과 동일하게 의사소통 시의 상하 관계를 중요하게 생각한다. 영어에서는 정중함을 표현하는 [Please]와 같은 부사는 있지만, 상대방을 높이는 존경의 표현, 또는 나를 낮추는 겸양의 표현은 많이 존재하지 않는다. 하지만, 동방예의지국이라 불리는 동아시아 문화권에서는 상대에 대한 존경 표시가 예로부터 내려와 하나의 문화가 되었고, 존경이나 겸양 표현을 사용하지 않는 경우 상대에게 불쾌감을 줄 수 있다. 

시대의 변화에 따라 존경과 겸양 표현을 예전만큼 많이 사용하지는 않지만, 만약 자신의 제품을 판매하는 영업직무와 관련된 업무를 하는 사람이라면, 자신의 태도는 회사의 얼굴이기 때문에 고객을 대하는 말과 태도는 중요하다. 단순히 고객뿐만 아니라, 회사 내에서도 상급자를 상대로 반말을 하거나 무례한 태도를 취하는 것은 자신의 평판을 낮출 수 있기 때문에 주의해야 한다. 

일본에서는 존중어와 겸양어의 학습을 위해 대학교에서 비즈니스 일본어를 하나의 과목으로 취급하기도 한다. 그만큼 존중과 겸양의 태도를 중요하게 생각한다는 것이다. 해외영업 분야로 취직을 하기 위해 인턴십을 하면서 고객사에 납기 관련 메일을 발송한 적이 있다. 당시에는 비즈니스 일본어를 잘 몰랐기 때문에, 일반적인 표현인 [です], [ます] 형태로 메일을 보냈다. 메일을 보낸 당시에는 아무런 지적이 없었지만, 고객을 대면으로 만났을 때 내가 사용한 문장의 어투 때문에 나를 굉장히 어린 사람을 인식했다는 이야기를 들었다. 상대방이 나를 인식할 때 나의 말투와 행동은 그만큼 많은 영향을 준다는 것을 느꼈다. 그 후, 비즈니스 일본어를 조금씩 공부하기 시작했고, 메일을 작성하는 방식도 많이 발전되었다. 

1. 일본어로 메일 작성하기 

한국인의 입장에서 외국어인 일본어로 메일을 작성하는것 이기 때문에, 대부분의 일본 고객사들은 한국인이 작성한 메일에 대해 어느 정도 배려를 하여 이해를 해준다. 따라서, 일본인처럼 완벽한 일본어로 작성하는 것에 큰 부담을 느낄 필요는 없다. 하지만, 고객사와 나의 이미지를 위해서 점차적으로 메일 쓰는 요령을 갈고닦는 것은 중요하다. 

일본어 메일 또한 한국어와 같이, 첫인사, 본문 내용, 끝 인사의 형식으로 작성하게 된다. 일본의 경우 한국 보다 더 존경과 겸양의 표현이 발달되어 있는 국가로 메일 형식에서도 존경과 겸양의 표현을 많이 사용한다. 

1) 첫인사 

수신처와 발신처를 분명히 한 후에 첫인사를 하는것이 좋다. 한국어에서도, [OOO회사의 OOO 사장님께, 안녕하세요. 저는 OOO입니다]라고 메일을 보내듯이 일본어에서도 유사하게 사용한다. 

[예시] 

TISTORY株式会社

OO様

お世話になっております。TISTORYのOOと申します。

상기 예시에서와 같이 첫 문장에 상대편의 회사이름을 기재하고, 그다음줄에 이름을 기재한 뒤, [お世話になっております(신세 많이 집니다), TISTORY の OO と申します(티스토리의 OO라고 합니다)]라고 소개할 수 있다. [お世話になっております]는 형식적인 표현이지만, 항상 협력해 주어 감사하며 신세를 많이 지고 있다는 표현으로 사용된다. 신세를 진다는 표현에는 어려가지로 대체할 수 있는 어구들이 있다.

[お世話になります] / 신세 많이 집니다. 

[何時もお世話になっております] / 항상 신세 많이 지고 있습니다. 

[何時も大変お世話になっております] /항상 많이 지고 있습니다(좀 더 강조한 표현).  

2) 본문 내용 

본품의 내용을 작성할 때는 육하원칙에 따라 일목요연하게 작성하는 것이 좋다. 메일의 제목에 따라서 [表題の OOO件でご連絡致します [表題の OOO件でご連絡致します] 또는, [表題の OOO件で連絡するようになりました [表題の OOO件で連絡するようになりました]라는 표현을 사용할 수 있다. 표제의 OOO건으로 연락드리게 되었습니다 라는 뜻이다. 제목에 국한하지 않고 연락을 해도 좋지만, 본문을 문서의 서두에 쓰는 편이 글을 읽는 사람도, 글을 쓰는 사람도 내용을 알기 쉽기 때문에 서두에 연락을 한 용건을 기재한다. 

[예시] 

TISTORY株式会社

OO様

お世話になっております。 TISTORY の OO と申します。

表題の OOO件で連絡するようになりました。

 3) 끝인사 

끝인사의 경우도 존경과 겸양의 표현을 사용하여, [잘 부탁드린다]는 뜻의 [以上、よろしくお願いします]를 사용할 수 있다. [잘 부탁합니다]라는 내용을 생략하고 싶다면 간결하게, [以上]라고 써도 된다. [以上]은 [이상, 메일을 줄입니다]라는 뜻이다. 대체 표현으로 [お手数ですが、よろしくお願いします] 또는 [引き続きよろしくお願いします [引き続きよろしくお願いします]를 사용할 수 있다. [お手数ですが、よろしくお願いします[お手数ですが、よろしくお願いします]는 [引き続きよろしくお願いします]는 [계속해서 잘 부탁드립니다]라는 뜻을 가지고 있다. 

[예시]

TISTORY株式会社

OO様

お世話になっております。 TISTORY の OO と申します。

表題の OOO件で連絡するようになりました。

お手数ですが、よろしくお願いします。

상기에 기술한 바와 같이, 첫인사, 본문 내용, 끝인사를 예의 있게 하고, 하고자 하는 말을 명확히 전달한다면, 상대에게도 좋은 인상을 심어줄 수 있을 것이다.